Version 3 : Communication Signature
Description
[modifier]La partie signature du module Communication permet la gestion de signature téléchargeable ensuite pour l’incorporer dans des clients mails tels que Outlook ou autre.
L’idée est de créer une signature générique et y incorporer différents champs de fusion. Ces champs représentent certaines informations des utilisateurs comme leur prénom, leur nom de famille, leur numéro de téléphone et ainsi de suite. Ensuite, en cliquant un bouton de téléchargement, il est possible de sélectionner une personne enregistrée dans le système afin de remplir la signature avec ses propres informations.
Création de contacts
[modifier]Lors du téléchargement, vous devrez spécifier un contact pour lequel créer la signature.
Pour ce faire, rendez-vous dans la section "Adresse/Contacts" de ce wiki pour les explications -> Contacts
Création d'une signature
[modifier]Si ce n’est pas déjà fait, rendez-vous dans la section « Communication » en cliquant sur le lien correspondant (voir image ci-dessous -> 1).
Fichier:WSCommunicationSignatureIndex.png
Descriptif de l’écran :
- Bouton de création de signature (2)
- Liste des signatures disponibles (3)
Pour commencer, cliquez sur le bouton de création (2).
Fichier:WSCommunicationSignatureCreate.png
Sur la page suivante, entrez le nom de la signature et ensuite, cliquer sur « Enregistrer » (2). Vous trouverez ensuite votre signature dans la liste décrite sur l’image précédente. Pour l’ouvrir, cliquez sur la petite loupe à droite de son nom.
Onglet « Ressources »
[modifier]Cet onglet permet la gestion des ressources (images) qu’il est possible d’intégrer dans une signature. Depuis cet onglet, on peut y faire plusieurs actions (voir l’image ci-dessous) :
- Télécharger une ressource (1)
- Ajouter une ressource (2)
- Modifier une ressource (3)
- Supprimer une ressource (4)
Pour ajouter/modifier/supprimer une ressource, il faut cliquer sur le bouton « Edition » (voir l’image ci-dessous).
Ecran visualisation des ressources
Fichier:WSCommunicationSignatureResourcesDetail.png
Ecran édition de ressources
Fichier:WSCommunicationSignatureResourcesEdit.png
Ajout d’une ressource
[modifier]Lorsque l’on clique sur le bouton d’ajout de ressource, il faut y entrer son titre ainsi que le ficher en question. Le titre permettra par la suite de récupérer la ressource afin de l’ajouter dans la signature.
Modification d’une ressource
[modifier]Une ressource se compose en 2 parties :
- Un titre
- Un fichier
Depuis l’écran de modification d’une ressource, il est possible de modifier le titre ainsi que le fichier.
Si vous désirez changer par exemple le logo de votre entreprise sans avoir à recréer toutes les signatures, il est possible de modifier le fichier de la ressource « logo » depuis le système. Ce qui aura pour effet de modifier automatiquement toutes les signatures actuelles de vos collaborateurs. Les e-mails déjà envoyés avec cette signature auront également le logo modifié.
Onglet « Prévisualisation » : création du contenu de la signature
[modifier]Cet onglet permet la prévisualisation, la création du contenu ainsi que le téléchargement. Pour créer le contenu, il faut cliquer sur le bouton « édition » (voir l’image ci-dessous).
Fichier:WSCommunicationSignatureviewdetail.png
Ensuite, il est possible de l’écrire en utilisant les différents boutons de mise en forme (gras, souligné, changement de police, taille, tableau, etc…). Pour connaître l’utilité d’un bouton, n’hésitez pas à mettre votre souris dessus et une bulle d’information s’affichera vous indiquant sa fonction.
Vous avez également 2 boutons en plus :
- Insert a resource : permet d’insérer une image d’après celles créées sous l’onglet « Ressources ».
- Insert a merge field : permet d’insérer un champ de fusion. Ce champ insérera un bout de texte entre crochets « [ et ] » et sera remplacé par les informations de la personne pour qui la signature sera créée. Ce texte peut représenter un prénom, une fonction, un numéro de téléphone, etc…
Pour enregistrer le travail effectué, cliquez sur le bouton « Enregistrer » (1).
Fichier:WSCommunicationSignatureviewedit.png
Comment faire un retour à la ligne sans qu'il y ait trop d'espace entre les lignes
[modifier]En voyant la signature téléchargée, il se peut qu'il y ait de grands espaces entre les différentes lignes alors qu'en mode prévisualisation, les espaces étaient corrects. Pour résumer, lors de l'édition de la signature, si on presse sur le bouton "Enter", le système va créer un paragraphe et l'espacement entre les 2 lignes sera plus conséquent. Ce comportement est le même que dans Word. Pour palier à ce problème, au lieu de presser sur "Enter", il faut utiliser cette combinaison de touche : "Majuscule + Enter". Ce qui aura comme effet de faire un simple retour à la ligne, sans la création du paragraphe.
Téléchargement de signatures
[modifier]Pour télécharger une signature, il faudra sélectionner une personne pour qui la créer. Le système va ensuite la remplir avec les informations du contact.
Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Prévisualisation » et ensuite sur le bouton « Télécharger cette signature ».
Fichier:WSCommunicationSignatureviewdetail2.png
Une fenêtre va ensuite apparaître pour pouvoir sélectionner la personne.
Fichier:WSCommunicationSignatureviewdetailDownload.png
Entrer le nom ou prénom de la personne à rechercher dans le champ à gauche de la loupe (2) et ensuite cliquer sur cette dernière.
Pour pouvoir télécharger la signature, cliquez sur le bouton « Télécharger » (3). Le fichier téléchargé contient la signature.
Pour appliquer la signature à son client mail
[modifier]Une fois le fichier de signature téléchargé, ouvrez-le et une page Internet s’affichera sur votre navigateur par défaut.
Le moyen le plus simple pour copier son contenu est de faire la combinaison de touche suivante :
- Cmd + A (ou Ctrl + A sur Windows) -> sert à sélectionner tout le texte
- Cmd + C (ou Ctrl + C sur Windows) -> sert à copier le texte sélectionné
La prochaine étape dépend du client mail que vous utilisez et ne sera donc pas la même pour tout le monde. Mais le principe reste le même. Il suffit de créer une signature vide et d’y coller le texte copié précédemment avec la combinaison de touche suivante : Cmd + V (ou Ctrl + V sur Windows).
Onglet « Commentaires »
[modifier]Cette section permet d’écrire des commentaires afin d’ajouter une description à la signature. Cette section n’a pas d’impact sur le téléchargement et elle est optionnelle. Elle sert simplement à y indiquer des informations pour mieux s’y retrouver.
Fichier:WSCommunicationSignaturecommentdetail.png
Pour commencer, cliquez sur le bouton « Edition » (1).
